„Wenn du kaum Zeit hast, dann musst du sie besser managen!“ - Diesen oder einen ähnlichen Satz hört man immer wieder, wenn man über seinen persönlichen Stress klagt: „Wenn ich nur mehr Zeit hätte…“. Doch Zeit ist eine fixe Größe: 24 Stunden am Tag, 1440 Minuten, 86.400 Sekunden. Mehr gibt es nicht.

Dennoch ist der Begriff Zeitmanagement nach wie vor populär und wird vielfältig verwendet. Im Kern geht es darum, nicht die Zeit an sich, sondern sich selbst zu managen. Also quasi „Selbstzeitmanagement“. Und das erfordert nicht nur Übung, sondern auch ein hohes Maß an Disziplin und Geduld.

Das Konzept „Zeitmanagement“

Im Jahr 1950 galt Zeitmanagement als eindimensional und zielte darauf ab, die gegebene Zeit effizienter zu nutzen. Der Glaube war, dass schnellere Werkzeuge mehr Zeit für zusätzliche Arbeit schaffen würden. Heute wissen wir, dass dies nicht funktioniert, da uns trotz zeitsparender Technologien die Zeit davonläuft.

In den 1980er Jahren kam die Dimension „wichtig versus unwichtig“ hinzu, was zur Priorisierung von Aufgaben führte, und uns erlauben sollte, mit einer Priorisierung eine absteigende Reihenfolge von notwendigen Aufgaben zu erstellen, um diese nacheinander abarbeiten zu können. Das kann im Tagesgeschäft durchaus sinnvoll sein. Doch langfristig betrachtet funktioniert auch das nicht, um unsere Zeit sinnvoll zu nutzen, da die To-Do-Liste weiterhin bestehen bleibt: erledigte Aufgaben werden durch neue ersetzt.

Wollen wir wirklich nachhaltig mehr Zeit für uns schaffen, müssen wir eine weitere Frage stellen. Nämlich die der Signifikanz. Rory Vaden, ein Stratege für Selbstdisziplin in den USA, beschreibt die Frage so: „Was kann ich heute tun, um mir das „Morgen“ zu erleichtern und mehr Zeit zu bekommen für die Dinge, die ich liebe?“ Dazu muss man natürlich ein wenig in die Selbstreflektion gehen: „Was will ich überhaupt?“, „Wie soll meine Zukunft aussehen?“, „Was möchte ich nicht mehr?“, „Was erfüllt mich?“ etc.

Vor allem in der heutigen Zeit, in der Menschen immer bewusster wird, dass sie nun einmal nur EIN Leben haben, ist diese Selbstreflektion eine wirklich sinnvolle Sache. Aber wenn du schon weißt, wie deine Zukunft aussehen soll, dann lies weiter. Denn dann habe ich für dich ein paar lesenswerte Schritte, wie du dir selbst zukünftig mehr Zeit verschaffen kannst! 

Eliminieren – Automatisieren - Delegieren

Vier Fragen sind relevant, um dir zukünftig mehr Zeit zu verschaffen:

1. Kann ich Aufgaben eliminieren?
2. Wenn ich sie nicht eliminieren kann, kann ich sie automatisieren?
3. Wenn ich sie weder eliminieren noch automatisieren kann, kann ich sie delegieren?
4. Wenn alles nicht geht und ich die Aufgabe erledigen muss: dann jetzt oder später?

Einer der größten Zeit- und Energieräuber sind die Gedanken, die wir dafür verwenden, über das nachzudenken, was wir als nächsten tun sollten. Beantworte diese Fragen daher konkret und mit Stift und Zettel sowie pro Aufgabe. Denn mit einem konkreten Plan und den dafür festgelegten Schritten investierst du zwar jetzt Zeit, aber diese erhältst du in der Zukunft um ein Vielfaches zurück. (Man nennt das auch ROTI = Return on Time invested)

Wie man Aufgaben eliminiert

Eliminiere Aufgaben, die dich in der Praxis oder auch persönlich nicht langfristig weiterbringen. Schau dir z.B. dein Leistungsspektrum an, was hier wirklich sinnvoll und notwendig ist, was du richtig gut kannst und was nicht. Baue die Stärken deines Praxisteams oder deine eigenen tierärztlichen Fähigkeiten aus und überweise andere Tätigkeiten an andere Kolleginnen oder Kollegen. (Hups, kurzer Sprung zur Delegation…)

Überprüfe deine Aufgabenlisten. Was ist wichtig, um langfristig einen reibungslosen Ablauf in der Praxis oder in deinem Privaten zu gewährleisten? Was kann von der Liste geworfen werden? 

Sich von Dingen zu trennen, erscheint anfänglich immer schwer. Wir können Entscheidungen besser fällen, wenn wir uns von der „Tagesansicht“ lösen und die Nachhaltigkeit einer Aufgabe hinterfragen. Warum tust du, was du tust? Welchen Sinn hat es (wirklich)?

Wenn etwas nicht eliminiert werden kann, kann es automatisiert werden?

Aufgaben automatisieren

Nach der Eliminierung unwichtiger Aufgaben, wählt man Aufgaben aus, die automatisiert werden können. In der heutigen Zeit muss man allerdings aufpassen, nicht ungefiltert alle möglichen Tools und Apps zu nehmen, die man so auf dem Markt findet. 

Finde heraus, welche Automatisierungen für dich im Speziellen funktionieren, z.B. eine Terminerinnerung gegen Unpünktlichkeit und mehr Struktur. Oder eine Software, die das Schreiben von Dienstplänen erleichtert oder Termine mit Patienten automatisiert. So sparst du dir und deinem Team langfristig viel Zeit, die in andere Dinge investiert werden kann, z.B. in Patienten, Weiterbildungen oder auch Freizeit und Erholung.

Wenn eliminieren und automatisieren nicht geht, dann delegieren?

Delegieren erfordert oft ein „Trial-and-Error“-Prinzip. Man muss zwangsläufig ausprobieren, was man wem übertragen kann. Je nachdem, wie gut man die anderen Personen kennt und wie gut man selbst darin ist, Aufgaben loszulassen. Hilfreich ist, in kleinen Schritten zu beginnen und die delegierten Aufgaben allmählich in Anzahl und Schwierigkeitsgrad zu steigern.

Wenn es zudem klare Anweisungen und eine transparente Erwartungshaltung (wie soll das Ergebnis aussehen?) gibt, dann ist der Weg zu einer erfolgreichen Delegation geebnet.

Wenn du es nicht schaffst, eine Aufgabe zu eliminieren, zu automatisieren oder zu delegieren, dann wird diese am Ende an dir hängen bleiben. Ich hoffe aber, dass durch Schritt 1-3 die Aufgabenliste schon deutlich reduziert werden konnte. Aber dennoch. Kommen wir zum letzten Schritt.

Zeit sinnvoll nutzen durch Strategie

Wenn Aufgaben an dir hängen bleiben, musst du entscheiden, was du mit der Aufgabe machst. Soll sie sofort erledigt werden oder später? Wenn später, wann genau? 

Ist eine Aufgabe aktuell noch nicht so wichtig, vergiss nicht, sie zu terminieren! Prokrastination, ob bewusst oder unbewusst, führt auch immer zu einem gewissen Grad an Stress. Denn Aufgaben, die aktuell eher unwichtig erscheinen, können immer dringender und wichtiger werden. Und dann gibt es wieder ein Problem mit der verfügbaren Zeit. Also: Zeiten einplanen, Aufgaben zur Not in Unteraufgaben aufteilen und stetig abarbeiten.

Fazit

Zeitmanagement ist eigentlich kein wirkliches Zeit-Management, weil sich Zeit nicht beeinflussen lässt. Was wir aber beeinflussen können, ist, wie wir die für uns verfügbare Zeit nutzen. Hierfür müssen wir uns selbst managen, z.B. durch das Hinterfragen von Aufgaben (Dringlichkeit, Wichtigkeit, Signifikanz), der Fähigkeit, Aufgaben zu delegieren, sowie Disziplin und Fokus. Dabei gibt es nicht eine perfekte Lösung, sondern viele kleine Bausteine, wie wir unsere Zeit besser nutzen können. Wichtig ist, dass man in die Zukunft denkt, denn was heute eine Herausforderung darstellt, kann zukünftig eine (zeitliche) Erleichterung sein.