Wenn gute Mitarbeiter gefunden sind, müssen sie gut integriert und gebunden werden. Entdecken Sie in unserem Beitrag zum Nachdenken und Nachmachen die wichtigsten Zutaten für ein erfolgreiches Onboarding, dessen Planung und Umsetzung.
 

Alles nach Plan: der Einarbeitungsplan
Einarbeitung vs. Probezeit
Unternehmensentwicklung: Achtung, Zeitgeist!
Fazit

Was genau verstehen wir denn eigentlich unter „Onboarding“? Und warum nennen wir nicht die ersten paar Tage und Wochen in einem neuen Job, bei einem neuen Arbeitgeber, weiterhin einfach „Einarbeitung“? Ganz einfach: Weil Onboarding weitaus mehr umfasst als das früher übliche Einarbeiten:
 

Onboarding hat einen völlig anderen Ansatz als die „klassische“ Einarbeitung:
Hier steht der Mitarbeiter im Mittelpunkt! (Quelle: Antje Blättner)

Es geht nicht nur um das Erläutern von Tätigkeiten, Funktionalitäten oder Abläufen. Es geht darum, einem mühsam gesuchten, umworbenen, ausgewählten und eingestellten neuen Mitarbeitenden zu zeigen, dass er erwartet wird. Dass er willkommen ist. Dass er gebraucht wird. Und natürlich auch darum, ihn an das neue Unternehmen zu binden, damit sich alle freuen, wenn die Zusammenarbeit langfristig, erfolgreich und insgesamt positiv ist. Und es gilt, den ständigen Kreislauf von Suche, Einstellung, Einarbeitung und Kündigung zu unterbrechen.
 

Kontakt pflegen

Die erste Zeit in einem neuen Unternehmen ist ausschlaggebend für eine jahrelange, gute Zusammenarbeit. Es werden organisatorische fachliche, aber vor allem auch menschliche Grundsteine gelegt. Mitarbeitende, die eine gute erste Zeit im Unternehmen hatten, entwickeln eine stärkere Bindung, investieren sich gern und verzeihen gegebenenfalls später mehr. In einem Arbeitnehmermarkt, in dem eher die Arbeitnehmer die Aus-Wahl haben, ist eine stabile Bindung an die Praxis besonders wichtig.

Angenommen, Sie haben nach einem gründlichen Auswahlverfahren erfolgreich die Person gefunden, die auf die offene Position, ins Team und auch zu Ihnen als ChefIn passt. Die Person unterschreibt also den neuen Arbeitsvertrag bei Ihnen und wird unter Berücksichtigung der Kündigungsfrist für den alten Job in 3 Monaten starten.

Es beginnen nun zwei Prozesse, nämlich die Abnabelung vom alten Job und das Onboarding im neuen.

Letzteres können Sie als neuer Arbeitgeber aktiv und professionell begleiten. Schon in dieser Phase wirkt sich ein regelmäßiger Kontakt zu Ihnen positiv aus, denn das neue Teammitglied merkt, dass Interesse da ist und man sich freut und persönlich bemüht. Vielleicht telefonieren Sie einfach zwischendurch mal und erkundigen sich z. B. schon vorab über die Konfektionsgröße für die Praxiskleidung. Dann können Sie entsprechende Shirts gleich am ersten Tag überreichen.
 

Willkommenskultur schaffen

Ein Stellenwechsel ist für den neuen Arbeitnehmer in der Regel auch mit Aufregung oder gar Unsicherheit verbunden. Geben Sie Rückversicherung, dass es eine gute Entscheidung war, zu Ihnen zu kommen. Hier hilft z. B. in einem Telefonat nochmals zu betonen, welche beruflichen Optionen warten, oder dass auch das Praxisteam sich schon auf den Start der neuen KollegIn freut. Als Faustregel sollten Sie – je nach Dauer von der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags bis zum Start – alle 4 – 6 Wochen aktiv per Telefonat den Kontakt halten.

Beruhigend wirkt auch eine frühzeitige Information über den Ablauf am ersten Tag, die zumindest Ort, Zeit und Ansprechpartner enthält. Weitaus professioneller ist das Versenden eines Einarbeitungsplans (s. u.) ungefähr 2 Wochen vor dem vereinbarten Starttermin.

Alles nach Plan: der Einarbeitungsplan

Die Erstellung eines Einarbeitungsplans kostet Ihre Zeit. Lohnt sich diese Investition? Das hängt natürlich auch von der Größe des Unternehmens ab, und eine gute Faustregel ist hier „Je mehr Mitarbeiter, desto wichtiger“. Aber auch die aktuelle Stimmung im Team oder die Menge an kürzlich eingestellten Mitarbeitern ist relevant. Je labiler die aktuelle Situation, desto mehr sind jetzt Sie als eine Führungskraft gefragt, die Halt und Orientierung gibt. Je mehr kürzlich eingestellte Mitarbeiter, desto lohnender ein Plan, der ggf. auch die bisherigen Neuzugänge berücksichtigt und in Teilen sogar eine gemeinsame Einarbeitung beinhaltet.
 

Team an Bord

Bevor Sie allerdings starten, gilt es, alle angemessen zu informieren. Nichts verunsichert stärker als Gerüchte. Sprechen Sie unbedingt rechtzeitig, spätestens 3 – 4 Wochen vor dem Starttermin, mit Ihrem gesamten Praxisteam über den Neuzugang. Die Kollegen, die Teile der Einarbeitung übernehmen könnten, werden danach am besten direkt in die Erstellung des Plans involviert. Beugen Sie Gerede aktiv vor und behalten Sie die Kontrolle über Ihre interne Kommunikation. Und hören Sie in dieser Zeit besonders gut zu. Vielleicht gibt es jemanden, der neidisch auf diese neue professionelle Einarbeitung ist? Kann der ein oder andere Punkt auch für bestehende KollegInnen interessant sein? Dann laden sie diese doch einfach dazu ein!

Bewusst lückenhaft

Ganz wichtig ist natürlich, dass Ihr Plan alle relevanten Aspekte beinhaltet. Mindestens ebenso genau sollten Sie darauf achten, dass maximal 80% der verfügbaren Zeit verplant sind. Maximal bedeutet, dass es noch besser wäre, nur 60% fix zu planen und den Rest offen zu lassen. Auch wenn es unternehmerischen Mut kostet – nur so bleibt Zeit fürs gegenseitige Kennenlernen, Wiederholen oder Üben von neu Gelerntem, fürs Selbststudium von neuen, theoretischen Inhalten und für einen Zeitpuffer. Die Erfahrung zeigt, dass keine noch so gute Planung zu 100% umsetzbar ist. Also Mut zur Lücke! Alles nach Plan läuft nur dann, wenn der Plan auch (bewusste) Lücken hat.
 

Planerstellung

Die Themen, an die Sie bei der Erstellung des Plans für die Einarbeitung denken sollten, beinhalten natürlich nicht nur Fachliches. Unterschätzen Sie nicht das Organisatorische und auch nicht, wie wichtig persönliches Wohlbefinden der neuen KollegIn ist – und wie viel Sie selbst dazu beitragen können.

Fokussieren Sie zunächst auf Fachliches und Organisatorisches und nehmen Sie sich dafür z. B. an einem Morgen 30 min Zeit und sammeln dazu Stichpunkte in einem Brainstorming: Schreiben Sie einfach drauf los, alle Gedanken sind erlaubt. Bewerten, Sortieren, Streichen ist später immer noch leicht möglich.

„Walking in Consumer Shoes“

Um z. B. organisatorische Themen zu erfassen, versuchen Sie doch einfach mal, wie ein Neuzugang in die Praxis zu kommen. Und notieren Sie dann alles, was Sie in der Einarbeitung berücksichtigen sollten, z. B.:

• Parkmöglichkeiten
• Schlüssel
• Umkleide und Schrank
• Versorgung mit Wasser, Kaffee/Tee, Obst, Snacks, Mittagessen
• Hausregeln, wie z. B. Platz im Kühlschrank oder wo können Hunde untergebracht werden
• Schlafgelegenheit im Nachtdienst

Mit der „Walking in Consumer Shoes“-Technik aus dem Marketing, bei der Sie sich (gedanklich) in Ihren Neuzugang hineinversetzen, verstehen Sie die Bedürfnisse anderer Menschen besser und wissen, was zu tun ist, damit sich Ihr neuer „Consumer“ bei Ihnen wohlfühlt.

Phase 2

Im nächsten Schritt werden die Punkte Ihrer Themensammlung bewertet, sortiert, oder auch gestrichen. Alles Essenzielle muss direkt Eingang in den Einarbeitungsplan finden, doch es gibt evtl. Themen, die Sie zeitlich zurückstellen können oder die vielleicht erst in 3 oder 6 Monaten besprochen werden. Nach der Priorisierung überlegen Sie, was worauf aufbaut, bzw. was Grundlagen und was darauf aufbauende Kenntnisse sind. Schärfen und behalten Sie Ihren Blick dafür, dass Dinge, die Ihnen ganz alltäglich vorkommen, für Neuzugänge einfach ganz neu sind. Damit hätten Sie den inhaltlichen Part organisatorischer und fachlicher Themen sicher schon recht gut zusammengestellt.

Verantwortlichkeiten

Aber wer kann nun welchen Part der Einarbeitung (fachlich–organisatorisch–persönlich) übernehmen? Definitiv müssen das nicht Sie als Inhaber sein. Eventuell gibt es Kollegen, die bestimmte Teile gern übernehmen, beispielsweise, weil sie ohnehin im Team die entsprechenden Spezialisten sind.

Für jeden einzelnen Punkt im Plan benennen Sie also einen Verantwortlichen. Einen! Dieser trägt die Verantwortung, kann aber natürlich bei Bedarf weitere Kollegen einbinden. Diese Delegation wirkt sich mehrfach aus: Sie sind entlastet, das Team ist eingebunden und die neue Person lernt gleich alle Teammitglieder kennen. Und sollten später noch mal Fragen zu dem Thema aufkommen, ist ebenfalls klar, wer aus dem Team Ansprechpartner ist.

Ideal ist es, diese Ansprechpartner dann auch in einem Organigramm festzuschreiben.

Mentoring

Etwas schwerer fällt oft, die wichtigen, persönlichen Komponenten anzuerkennen und umzusetzen. Eine gute und vertrauensvolle Beziehung zu Ihnen als ChefIn ist essenziell fürs schnelle Wohlfühlen in Ihrer Praxis, aber es ist ebenso wichtig, die KollegInnen kennenzulernen. Beides braucht Zeit, auch außerhalb der fachlichen Einarbeitung und sollten bewusst eingeplant werden: Wie wäre denn beispielsweise ein gemeinsames Essen, ein Spaziergang mit den Praxishunden oder ein After-Work-Drink?

Eine gute Idee ist auch, eine KollegIn für den Neuzugang als Mentor und Ansprechpartner für alle Fälle an die Seite zu stellen. Vertraute, die man auch mal „was ganz Blödes“ fragen kann. Jemand, der gleich am ersten Tag da ist und schon am Ende der ersten Arbeitswoche ein gemeinsames Gespräch führt, um zu hören, wie es gelaufen ist und auch die Planung für die nächste Woche bespricht. Je besser die Kommunikation, desto klarer und reibungsloser die Einarbeitung.

Einarbeitung vs. Probezeit

Die Ansichten zur Dauer einer Einarbeitungszeit sind so vielfältig wie wir Tierärzte. Unbestritten dürfte sein, dass es überholt sein sollte, Kollegen im ersten Job nach nur wenigen Stunden eigenverantwortlich arbeiten zu lassen. Ebenso klar ist, dass die neue KollegIn irgendwann auf eigenen Füßen stehen muss und dass das nicht ein ganzes Jahr dauern kann.

Empfehlen möchte ich, die vorgesehene Zeit im Einarbeitungsplan festzulegen. Die verplanten Zeiten können zu Beginn deutlich länger sein und nach und nach ersetzt werden durch Phasen eigenverantwortlichen Handelns. Übergänge mit gemeinsamem Arbeiten können hier z. B. eine gute Lösung sein. Durch diese Art von Einarbeitungsplan, der mit dem Neuzugang zu Beginn natürlich besprochen wird, ist klar definiert, was erwartet und was geboten wird. Transparenz auch an dieser Stelle beugt Missverständnissen vor.

Die Probezeit hingegen wird in der Regel meist mit 6 Monaten angesetzt. Professionell ist ein formales Gespräch zum Ende der Probezeit mit gegenseitigem Feedback und der offiziellen Aufnahme ins Team. Das hat in der Regel einen großen und oft unerwarteten Effekt: Der formale Abschluss nimmt eventuell noch vorhandene Unsicherheiten. Und: Es kann ein Anlass zur ersten gemeinsamen Feier sein!

Magische 100 Tage

Sicher haben Sie schon mal von einem „100-Tage-Bericht“ gehört? Hintergrund davon ist die Beobachtung, dass nach ca. 3 Monaten schon so viel Neues gelernt wurde, dass der Mitarbeiter erste Erfolgserlebnisse hat und beginnt, sich richtig wohl zu fühlen und sich mit dem neuen Unternehmen identifiziert. Gleichzeitig sind die Erinnerungen an den vorangehenden Job noch sehr präsent. Das sind ideale Voraussetzungen für das Übertragen von Gelerntem, für kritische Anmerkungen, für Ansätze zu Verbesserungen. Geben Sie Ihrer neuen Kraft also nach rund 100 Tagen die Gelegenheit zu einem vertrauensvollen Austausch, bei dem alles, uneingeschränkt alles auf den Tisch gebracht werden kann. Sichern Sie Vertraulichkeit zu. Hören Sie aufmerksam zu. Machen Sie sich Notizen. Lassen Sie die KollegIn sprudeln und fragen Sie erst im Anschluss nach. Kommentieren Sie nicht. Bewerten Sie später.

Unternehmensentwicklung: Achtung Zeitgeist!

Zeiten ändern sich. Nicht nur Corona zwingt uns gerade, neue Ideen zu entwickeln, sondern auch unsere jungen KollegInnen fordern „Updates“ in der Unternehmenskultur. Nehmen Sie sich daher Zeit für die Unternehmensentwicklung und lassen Sie sich von folgenden Aussagen und Anregungen begleiten und zum Nachdenken verführen:

• „Die Landschaft der tiermedizinischen Praxen wurde ergänzt durch Praxisgruppen“
  Ein vorbereitetes Einarbeitungsprogramm kann mich in meiner Praxis unterstützen
   
• „Die Tiermedizin ist insgesamt wesentlich technischer als früher“
  Das Teilen von Expertenwissen geht schneller und unkomplizierter
   
• „Neue und vor allem passenden Mitarbeiter sind nicht mehr so leicht zu finden“
  Ich kann durch gutes Onboarding die KollegInnen langfristig binden und halten!

Fazit

Einarbeitung war gestern, heute wird ongeboardet. Denn Onboarding unterstützt mit einer umfassenden Betreuung die Bedürfnisse neuer Teammitglieder fachlich, organisatorisch und persönlich und beginnt bereits vor dem ersten „richtigen“ Arbeitstag. Nutzen Sie die Chance, neue Mitarbeiter durch ein planvolles „an-Bord-nehmen“ gut einzuarbeiten und langfristig zu binden!