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PraxismanagementDie TÄHA – ein Mittelklassewagen mit Potenzial!

Medikamente sind in Tierarztpraxen der zweitgrößte Kostenfaktor, weshalb eine gut geführte Tierärztliche Hausapotheke mit sinnvoller Struktur und regelmäßiger Inventur immens wichtig ist.

Inventur
magele-picture / stock.adobe.com

In den meisten Tierärztlichen Hausapotheken (TÄHA) stehen viele verschiedene Präparate in unterschiedlichen Dosierungen und Darreichungsformen, was das Medikamentenmanagement oft sehr unübersichtlich, aufwändig und zeitintensiv macht. Zudem hat häufig Niemand so richtig Lust und Zeit sich der Medikamentenverwaltung zu widmen und es kommt immer wieder zu denselben Problemen, wie das Ablaufen von Medikamenten, das Fehlen wichtiger Präparate, das Neubestellen und zu guter Letzt die Inventur.

Das richtige Management als Schlüssel

Aufgrund des großen Aufwands und hohen Stellenwertes einer TÄHA ist ein gutes Management unverzichtbar, doch die Aufgaben sollten klar strukturiert und verteilt werden. Für eine effektive Verwaltung und eine gute Struktur sollte es einen Verantwortlichen für die Apotheke geben, dieser verwaltet, sortiert, pflegt und bestellt mit Unterstützung des restlichen Teams. Eine Praxissoftware, die Tools zur Medikamentenverwaltung und Inventur hat kann dabei gut genutzt werden.

Bestellungen

Für eine gute Übersicht sollten zunächst von allen Medikamenten und Packungsgrößen praxisindividuelle Mindestbestandsmengen festgelegt werden, welche davon abhängen wie oft das Präparat angewendet oder verkauft wird. Dabei sollte nie zu wenig vorhanden sein, denn das führt zu Enttäuschung bei den Tierhalter*innen, aber auch ein überfülltes Lager sollte vermieden werden. Hinzu kommt eine saisonale Nachfrage von bestimmten Präparaten, wie beispielsweise Beruhigungsmittels zu Silvester.

Faustregeln

Die Höhe des Mindestbestands richtet sich bei Topsellern nach der Verkaufsmenge eines Monats und bei Ladenhütern nach der einer Woche.

Die nachbestellte Menge sollte maximal ein Vierteljahresbestand sein.

Für das richtige Bestellmanagement sollten auch individuelle firmenspezifische Besonderheiten und Rabatte beachtete werden, wie etwa Staffelpreise oder andere Konditionen. Auch hier ist eine gute Praxissoftware von Vorteil, denn wird das Warenwirtschaftsmodul dieser Software genutzt, kann das Programm automatisch Menge und Bestellintervalle vorschlagen. Das kann den gesamten Bestellprozess deutlich vereinfachen. Auch ein fester Bestelltag pro Woche sollte eingeführt werden, denn auch das führt zu einer besseren Auslastung und Übersicht.

Rentabilität

In der Humanmedizin werden viele Medikamente erst dann bestellt, wenn der Kunde/ die Kundin mit dem Rezept kommt, denn das Vorhalten von Arzneimitteln verursacht erhebliche Kapitalbindungs- und Lagerhaltungskosten. Jedes Medikament, das im Lager steht und nicht in einem ökonomisch vertretbaren Zeitraum verkauft wird, bindet unnötige Liquidität, blockiert Lagerfläche und birgt das Risiko, dass es nach Ablauf des MHD nicht mehr verkauft werden kann. Daher ist die Prüfung der Rentabilität der Apotheke ein Muss für jede gute TÄHA. Wichtige Kennzahlen ermöglichen dabei einen umfassenden Blick auf die ökonomische Situation der TÄHA.

Kennzahlen:

  • Apotheken- und Praxisumsatz
  • Umsatzrentabilität (Gewinn und Umsatz)
  • Umsatz pro Kunde/ Tier/ Medikament
  • Kosten des Medikamenteneinkaufs
  • Umschlagsgeschwindigkeit einzelner Medikamente (Topseller vs. Ladenhüter)
  • Margen unterschiedlicher Medikamente
  • ABC-Analyse (Lieferanten)
  • Wert an unverkäuflichen Medikamenten (Schwund, falsch bestellte und abgelaufene Medikamente)

Lieferungen

Wenn die bestellte Ware eintrifft, sollte geklärt werden wer für das Auspacken und Einsortieren verantwortlich ist. Zudem muss diesem Mitarbeitenden der Ablauf bewusst sein, denn die Lieferungen sollten auf Unversehrtheit, Temperatureinhaltung bei Kühlwaren und Vollständigkeit kontrolliert werden. Nach dem Auspacken wird die überprüfte Ware dann korrekt einsortiert und muss zudem in das System eingepflegt werden, dieser Prozess kann mit Hilfe eines Barcodescanners erleichtert werden. Beim Einsortieren sollte das Augenmerk auf dem FIFO-Prinzip (First in – First out) beruhen, damit ältere Medikamente zuerst verkauft werden und nicht ablaufen. Zum Schluss muss dann noch die Rechnung kontrolliert und eingereicht oder direkt bezahlt werden.

Praxissoftware

Verschiedene Praxissoftwaren dienen dazu die Abläufe zu vereinfachen, den Arbeitsaufwand zu minimieren und den Nutzen zu maximieren. Sie verwalten alle vorhandenen Produkte, besitzen ein verbrauchsbasiertes Bestellsystem und geben detaillierte Auswertungen aus. Sie unterstützen beim Bestellprozess, bei Lieferungen, bei der Verwaltung und bei der Inventur.

Zwei Beispiele sind:

Apothekenverwaltung & Inventur Tierarzt-Software | vetpraxis.de

Tierarzt-Software für Tierarztpraxen und Tierkliniken (inbehandlung.de)

Verkauf von Präparaten

Um ein Medikament an einen Tierhaltenden zu verkaufen, muss das Präparat korrekt im System hinterlegt sein. Daher ist es wichtig, dass Einkaufspreise gepflegt und der Bestand überprüft wird. Einkaufspreise sollten regelmäßig aktualisiert werden, wenn die vorhandene Praxissoftware das nicht automatisch übernimmt.

Inventur – Ein leidiges Thema?!

Die Inventur dient dazu Fehlbestände zu identifizieren und diese zu beheben. Bei dieser Kontrolle müssen alle Medikamente, Futtermittel und andere Produkte genau gezählt werden, daher gehört zu einer guten Vorbereitung eine übersichtliche Liste mit allen in der Praxis vorhandenen Präparaten und Produkten. Nach der Bestandsaufnahme erfolgt dann die Korrektur in der Praxissoftware, sodass der virtuelle und reale Bestand wieder übereinstimmen. Wichtig ist hierbei, dass aufgedeckte Fehler nach einer Inventur genau analysiert und im Team besprochen werden. So können geeignete Maßnahmen diese Fehler in der Zukunft vermindern und verhindern.

Eine Inventur sollte im Voraus gut geplant werden. Für einen reibungslosen Ablauf sollten nach Möglichkeit zwei Mitarbeitende zur Verfügung stehen, welche die Inventur durchführen. Zudem sollte der Zeitpunkt gut ausgewählt werden, denn eine Inventur zu Weihnachten oder im Hochsommer, wenn alle Urlaub haben, ist strategisch ungünstig. Außerdem sollte die Inventur nicht reaktiv, sondern proaktiv durchgeführt werden, dabei eignet sich am besten ein halbjährlicher Rhythmus immer zur gleichen Zeit.

Tipps für eine gute TÄHA:

  • Verantwortung klären und übernehmen
  • Produkte bedarfsorientiert kategorisieren (Topseller und Ladenhüter)
  • Apothekenbestände anpassen
  • Bestellzyklen anpassen
  • Waren gut organisieren und übersichtlich lagern
  • Sinnvolle Inventurzyklen einführen
  • Tools der Praxissoftware nutzen
  • Bedeutung einer gut geführten TÄHA den Mitarbeitenden erläutern

Fazit

Eine gut geführte TÄHA erhöht die Arbeitsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit einer Praxis und verringert den Arbeitsaufwand. Eine gute Praxissoftware und geschulte Mitarbeitende sind dabei das Wichtigste für einen guten Ablauf. Zudem lohnt sich der Aufwand, denn eine gute organisierte Apotheke macht insgesamt weniger Arbeit und sorgt für mehr Zufriedenheit bei Kund*innen und Mitarbeiter*innen.

Quellen (nach Angaben von):

"Apothekenführung leichtgemacht – Schritt für Schritt zum optimalen Management". B. Seifert. team.konkret 2022; 18(01): 24 - 28. DOI: 10.1055/a-1708-4607.

WIR-SIND-TIERARZT.DE (10.12.2019). "8 Tipps für eine effektive Apothekenverwaltung". Im Internet: 8 Tipps für eine effektive Apothekenverwaltung - wir-sind-tierarzt.de. 22.03.2023.

"Wie viel Optimierungspotenzial hat Ihre Hausapotheke?". B. Seifert. Veterinärspiegel 2022; 32(02): 93 - 98. DOI: 10.1055/a-1770-0448.

(RG)