Ein Team muss geführt werden, aber wie? Natürlich mit viel Empathie und Lob, aber auch mit Fachwissen und den richtigen Werkzeugen! Eines davon ist die Teamsitzung. Erfahren Sie, wie Sie diese erfolgreich planen und durchführen.
 

Auslöser und Ziel
Sammlung und Termin
Themenauswahl
Protokoll
Fazit
 

Endlich ist die Pizza bestellt und wird geliefert, der Behandlungstisch wird aufgeräumt, gewischt und vielleicht auch desinfiziert und Stühle werden zusammengesucht: Es ist Teamsitzung! Endlich mal wieder beisammen sein, was Leckeres essen und dabei (vielleicht) auch ein paar Dinge besprechen. Kommt Ihnen bekannt vor? Da stellt sich die Frage: Kann man wirklich produktiv sein, wenn man mitten im Joballtag und ohne Tagesordnungspunkte, dafür aber mit vollem Mund strategische Dinge, Tagesvorfälle und To-dos bespricht?

Das geht besser und die Regel dazu lautet: Arbeit und Vergnügen sollten klar voneinander abgegrenzt werden. Natürlich kann ein Team vergnügt arbeiten, aber konstruktive Arbeit am und mit dem Team sollte den passenden Rahmen und die richtige Wertschätzung bekommen, und das geht nicht „nebenbei“.

Auslöser und Ziel

Die Grundlage und Motive für eine Teamsitzung können sehr vielseitig sein, z. B.:

• Ein neues Produkt wird eingeführt und jeder soll wissen, was es ist, wie es wirkt und welche Besonderheiten es dabei zu beachten gilt.
• Eine neue Leistung wird geplant. Auch hier müssen Details und To-dos besprochen, festgelegt und Verantwortliche bestimmt werden.
• Ein neues Teammitglied kommt an Bord, soll positiv aufgenommen und auf den Einsatz vorbereitet werden.

Somit spielt zunächst der Anlass für eine Teamsitzung die tragende Rolle, d. h. wozu will oder muss sich das Team zusammensetzen und über ein Thema auseinandersetzen.

Damit ein Meeting produktiv wird, ist neben dem Thema (oder den Themen) auch wichtig, welches Ziel erreicht werden soll, d. h. was soll am Ende der Sitzung herauskommen? Diese zentrale Frage ist bei einem Pizza-Event unter dem Motto „Hat jemand ein Thema, das wir besprechen sollten?“, das Leitmotiv. Und daher kommt beim gemeinsamen Essen leider oft auch wenig Praktisches raus, d. h. klare Ergebnisse fehlen und man fragt sich hinterher: „Wie war das noch mal, was haben wir besprochen?“

Sammlung und Termin

Will man ein Team-Meeting effektiv und erfolgreich gestalten, muss im Voraus geplant werden. Und das geht am besten, wenn das gesamte Team, jeder für sich, Themen und Punkte aufschreibt, die besprochen werden sollen oder wo Handlungsbedarf erkannt wird. Diese „Sammlung“ sollte von einer Person angeregt und mit einer Deadline versehen werden, in etwa so: „Bitte bis zum XX (Datum) die 3 wichtigsten Punkte, die aus Deiner Sicht im Team besprochen werden sollten, anonym auf einen Zettel aufschreiben und in die Box in der Kaffeeküche stecken.“

Die Botschaft zur Mobilisierung des Teams kann natürlich auch über eine gemeinsame, digitale Plattform (Slack, Praxis-EDV), WhatsApp oder ähnliche Medien verbreitet werden. Für die Sammlung sollten ca. 14 Tage „Bedenkzeit“ zur Verfügung stehen, sodass jeder im Team sich einbringen kann.

Für die Terminfindung bzw. Terminbestimmung und die Planung der „idealen“ Tageszeit braucht es meist etwas mehr Zeit, damit möglichst alle teilnehmen können. Je nachdem, wie lange schon keine Sitzung mehr gelaufen ist, ob überhaupt schon welche gelaufen sind und wie viele „brennende“ Themen es gibt, sollte in der Vorbereitung genügend Zeit zugestanden werden. Je hastiger und unvorbereiteter agiert wird, desto größer sind die Chancen des Scheiterns mit dem Effekt, dass die Bereitschaft für Teamtreffen rapide nachlässt.
 

Vorlaufzeit beachten!

Es gilt: Lieber mehr Zeit für Planung vorab einsetzen, als im Hauruck-Verfahren mit schnell einberufenen Meetings den Feierabend ruinieren, das Team verprellen und keine Ergebnisse erzielen! Ausnahme: Es brennt wirklich, d. h. es gibt einen „Notfall“, z. B. durch den plötzlichen Ausfall eines Teammitglieds oder durch ein anderes einschneidendes Ereignis, das keinen Aufschub duldet und umgehend bearbeitet werden muss.
 

Schritte zur optimalen Planung, Durchführung und Nachbereitung einer Teamsitzung. (Quelle: A. Blättner)

Am einfachsten ist es, die Team-Sitzung als festen Bestandteil in den Praxisablauf zu integrieren und einen „jour fixe“ zu etablieren, das ist ein fester Zeitpunkt, der regelmäßig stattfindet, z. B. Teamsitzung ist immer um 19 : 00 an jedem ersten Dienstag im Monat. Natürlich können dann nicht immer alle dabei sein, aber die (lästige) Neu-Planung fällt weg und durch das Protokoll (s. u.) können die fehlenden Teammitglieder alles Wichtige erfahren. Was auch gut funktioniert, ist, am Ende der einen Sitzung den Termin für die nächste Sitzung festzulegen.

Themenauswahl

Die Themenauswahl aus einem großen „Topf“ der vom Team gesammelten Themen ist nicht immer einfach, denn gerade bei längerem „Themenstau“ hat sich viel angesammelt und man will trotzdem niemanden mit seinem Thema benachteiligen. Hier helfen 2 Methoden, mit denen die Auswahl erleichtert werden kann:

1. Alle Zettel auf einer digitalen (oder echten) Pinnwand versammeln und die doppelten Themennennungen direkt nebeneinander/aufeinanderlegen. Das filtert Mehrfachnennungen gut heraus.
2. Stichpunkte nach Bereichen „clustern“, d. h. auf der Pinnwand in Gruppen anordnen, sodass klar wird, wie viele Themenbereiche bearbeitet werden sollen.
    

Die Technik des Clusterns hilft, verwandte Themen zu gruppieren, um dann konkrete Tagesordnungspunkte für eine Besprechung herauszufiltern. (Quelle: A. Blättner)

Mit diesen Methoden bekommt man einen guten Überblick, welche Themen „im Raum“ stehen und auch ein Gefühl dafür, welche Themen „brennen“, d. h. für das Team sehr wichtig sind – denn mehrfach genannte Themen sind für das Team relevanter als Einzelnennungen!

Ein weiteres Plus dieser Methode ist, dass erkennbar wird, ob – in größeren Praxen und Kliniken – evtl. zunächst Meetings in einem kleinen Rahmen angesetzt werden müssen, bevor bestimmte Themen im „großen“ Team besprochen und beschlossen werden können. Denn: Je mehr Personen an einem Meeting teilnehmen, desto unübersichtlicher und uneffektiver wird es. Das bedeutet: Die Themen- und damit auch die Teilnehmerauswahl richtet sich auch danach, wer betroffen ist und welche „Abteilung“ Lösungen für anstehende Probleme braucht. Dabei muss natürlich im gesamten Team vorab die Übereinkunft bestehen, dass die Beschlüsse aus Team-Meetings von einzelnen Bereichen der Praxis respektiert und umgesetzt werden.
 

Protokoll

Damit besprochene Themen und gefasste Beschlüsse nicht verloren gehen, sollte jedes Meeting protokolliert werden, mindestens mithilfe einer (jedes Mal wechselnden) Person, die schreibt. Ideal ist es allerdings, wenn alle im Team zeitgleich „am Ball“ sind und sich voll auf das Meeting konzentrieren können. Das klappt gut, wenn z. B. ein Flipchart genutzt wird, auf dem für alle deutlich sichtbar zu Beginn die Tagesordnungspunkte stehen, auf dem sich Ideen im Brainstorming entwickeln können, Stichpunkte, Argumente und Abstimmungsergebnisse festgehalten und die Ergebnisse mit To-dos und Deadlines am Ende der Sitzung (hoffentlich) klar dargestellt werden. Der Vorteil: Alle sind aktiv dabei, alle sehen das Gleiche und alles lässt sich abfotografieren, digital archivieren und verteilen.
 

Fazit

Personalführung ist nicht immer einfach, doch ohne Führung auf jeden Fall kompliziert und konfliktträchtig. Es gilt, sich dem Thema zu widmen, Know-how zu verschaffen, die richtigen Personen dafür zu finden und dann zu starten. Natürlich werden dabei Fehler gemacht, das ist menschlich. Doch das Thema aus Angst vor Fehlern und Konflikten nicht anzufassen, fördert genau das, was ein Team nicht haben will: Frust, Unmut, Demotivation und Fluktuation. Darum gilt: Ran an den Speck und mit den 2 genannten Werkzeugen beginnen, die Kommunikation im Team zu stärken!