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PraxismanagementWerben und Bewerben – neues Arbeitsverhältnis?

Berufswahl und Karriere
Eisenhans / stock.adobe.com

Passende Stellenanzeige finden, bewerben und neuen Job haben – ist das wirklich so leicht? Bewerben auf einen neuen Job und Werben um einen neuen Mitarbeitenden – Diese beiden Themen liegen nah beieinander und sind meist für beide Parteien weitaus komplizierter und umfangreicher als gedacht.

Was wird gesucht?

Eine Stellenanzeige ist das Mittel der Wahl, um als Arbeitgeber auf eine zu besetzende Stelle aufmerksam zu machen. In der Tiermedizin findet man dabei einen bisweilen unübersichtlichen Mix von Kleinanzeigen bis zu vierfarbigen, ganzseitigen Anzeigen in Printmedien und im Internet – doch welche Punkte sind wichtig, um den passenden Kandidaten anzusprechen und zu einer Bewerbung zu motivieren?

Das Wichtigste: Der persönliche Kontakt!

Die Schaltung einer Stellenanzeige dient vor allem dem Zweck, mit den richtigen Kandidaten in Kontakt zu kommen und um gezielt um jemanden zu werben. Wer hierbei als Arbeitgeber seinen Namen und eine direkte Telefonnummer nennt, hat deutlich bessere Chancen als jemand, der unter Chiffre inseriert. Tierärzte sind in der Regel weder als Stellensuchende noch als Arbeitgeber routinierte Profis, wenn es um Stellenbesetzungen geht, deswegen sind auch Curriculum Vitae und Stellenanzeige häufig nicht perfekt. Hier helfen Toleranz und Kommunikationsfreude, um ergänzende Informationen einzuholen.

Die Anzeige richtig gestalten

Eine gute Stellenanzeige umschreibt die Stelle, die Erwartungen und das Angebot. Damit ist sie Aushängeschild der eigenen Praxis und sollte sich idealerweise auch von anderen Angeboten differenzieren. In der Vorbereitung sollten man sich also Zeit nehmen und auch Feedback von anderen einholen – auch wenn die Einstellung letztendlich natürlich Chefsache bleibt.

Folgende Punkte sollte eine Anzeige unbedingt enthalten:

  • Was zeichnet die Praxis aus?
  • Was macht das Team besonders?
  • Warum kommen die Patientenbesitzer in diese Praxis?
  • Welche Aufgaben übernommen werden?
  • Welche fachlichen Kenntnisse werden zwingend benötigt?
  • Welche persönlichen Eigenschaften sollten vorhanden sein?
  • Was sind Anforderungen für den Idealfall, auf die aber notfalls verzichten werden können?

Das sorgfältige Verfassen einer Stellenanzeige trägt dazu bei, die Praxis und die zu besetzende Position wahrheitsgemäß, vollständig und trotzdem komprimiert sowie positiv darzustellen. Die derzeitige Lage auf dem Arbeitsmarkt führt dazu, dass sich die Rollenverteilung teilweise umgekehrt hat und die Bewerber*innen in der guten Lage sind zwischen mehreren Angeboten auszuwählen. Das führt dazu, dass Arbeitgeber*innen in gewissem Maßen um neue Mitarbeitende werben müssen.

Ausschreibung der Stelle

Wie gelingt es nun eine werbende und ehrlich formulierte Anzeige zu verfassen und den weiteren Prozess so zu gestalten, dass Bewerbende sich am Ende für die eigene Praxis entscheiden? Dafür gibt es in einer Stellenanzeige 6 Komponenten:

  1. Vorstellung des Arbeitgebers: Hier werden Besonderheit herausgestellt (sog. „Employer Branding“), z. B. „Hohe Beliebtheit wegen Serviceorientierung“ oder „Besondere chirurgische Kompetenz“, ebenso die Größe des Teams, die Lage und einen guten Grund, warum die Stelle zu besetzen ist, z. B. „Wir wollen unser Tierärzteteam erweitern“ oder „Wir suchen für eine neu geschaffene Position …“
  2. Jobtitel: Wahl des passenden Titels, der die richtige Zielgruppe anspricht! Doch Achtung: Im Rahmen des AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz = „Antidiskriminierungsgesetz“) muss bereits an dieser Stelle gezeigt werden, dass jeder Mensch mit entsprechenden Qualifikationen die Chance hat, die ausgeschriebene Stelle zu bekommen, unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Glaubenszugehörigkeit etc.
  3. Klare Aufgabenbeschreibung: Nennung von mindestens 2 – 4 konkreten und attraktiven Details! Bei den Interessenten soll eine klare Vorstellung der zukünftigen Aufgaben entstehen.
  4. Anforderungen: Kurz halten! Erstellen und Priorisieren einer Wunschliste mit möglichen und vertretbaren Abstrichen bei einem sonst sehr idealen Menschen.
  5. Formulierung des Angebots: Durch die Brille des Bewerbers schauen! Attraktives Angebot und Motivation.
  6. Einladung zur Kontaktaufnahme: Die Chance geben, sich zunächst unverbindlich und trotzdem gezielt zu informieren. Es empfiehlt sich, einen persönlichen Ansprechpartner zu nennen, wenn möglich den Praxisinhaber. Auch die beste Stellenanzeige kann das Telefonat mit einem interessanten Bewerbenden nicht ersetzen.

Stichwort: Employer Branding

Der Begriff „Employer Branding“ umfasst alle Maßnahmen, mit denen sich ein Arbeitgeber (Employer) im Markt und für seine Mitarbeiter (existierende und zukünftige) darstellt, d. h. wie er seine „Marke“ (Brand) aufbaut und kommuniziert. Je stärker und aussagekräftiger ein Arbeitgeber seine Marke nicht nur für Kunden, sondern gerade auch für Mitarbeiter positioniert, desto besser kann er sich gegenüber Mitbewerbern durchsetzen, d. h. er wird deutlicher wahrgenommen und zieht passende Bewerber an. Employer Branding wird im Zeitalter des sog. „War for Talents“ (Kampf um Talente), der auch in der Tiermedizin angekommen ist, immer wichtiger.

Wo wird gesucht?

Auch hier sind zunächst Überlegungen anzustellen in Bezug auf die zu erreichende Zielgruppe und natürlich auch auf das zur Verfügung stehende Budget, d. h. wieviel ist es wert, an genau den richtigen neuen Mitarbeitenden zu kommen? Denn den Ausgaben an Zeit und Geld für die Bewerbersuche steht die Überlegung bzw. Berechnung gegenüber, was es Sie kostet, im 6- oder 12-Monatsrhythmus neue Assistenten einzustellen, einzuarbeiten und ins Team zu integrieren!

Die Wahl sollte zwischen Print-Klassikern wie „Grüner Heinrich“ oder Online-Plattformen wie Vetion getroffen werden. Aber auch die eigene Homepage sollte aktuelle Stellenangebote enthalten. Zusätzlich kann in Social Media auf dem eigenen Profil oder in einschlägigen Gruppen auf Facebook und Co. die Anzeige platziert werden. Wer geringfügig mehr als andere investiert, kann über diese Kanäle sehr aussagekräftige, ansprechende Anzeigen platzieren und verschafft sich in Bezug auf die Aufmerksamkeit sicher von Anfang an einen Vorsprung. Aber auch externe Hilfe wird immer häufiger in Anspruch genommen und so helfen Headhunter mit Direktansprachen.

Wer passt ins Team?

Wenn in der Phase der Werbung um Kandidaten alles nach Plan verläuft, erreichen man nach der Veröffentlichung des Angebots erste Anrufe von interessierten Bewerbenden oder auch Unterlagen wie Lebenslauf, Zeugnisse etc. In diesem Moment startet der Übergang vom Werben zum Auswählen, allerdings ist dieser fließend und insbesondere bei ersten orientierenden Anrufen befindet sich der Arbeitgebende immer noch in der Werbe-Phase. Jetzt gilt erst einmal: Anhören der Fragen der Anrufenden und beantworten dieser so gut es geht.

Auch die bestehenden Mitarbeitenden sollten involviert sein und wissen, dass derartige Anrufe eingehen könnten. Deshalb sollten alle Bescheid wissen was zu tun ist. Zu empfehlen ist das Ziel, dass die Interessenten mit dem Inhaber der Praxis sprechen, entweder direkt durchgestellt werden oder einen Termin erhalten. Wenn im ersten Telefonat der Eindruck entsteht, dass es ein guter Kandidat*in sein könnte, dann sollte um Unterlagen gebeten werden und sofort ein weiterer Telefontermin, insbesondere, wenn die Person weiter weg wohnt, vereinbart werden.

Die Details des neuen Mitarbeitenden

So wie die Praxis selbst mit ihrer Anzeige um Interessenten wirbt, so versuchen Bewerbende sich mit ihrem Lebenslauf und meist auch Motivationsschreiben gut zu verkaufen. Das gelingt oft, aber nicht immer, und die Kunst besteht nun darin, z. B. einen exzellenten Chirurgen ggf. trotz nicht ansprechendem Lebenslauf zu identifizieren. Zunächst kann sich an harten Fakten orientiert werden, die aus den meisten Lebensläufen ersichtlich sind: wann und wo wurde studiert, in welchen Praxen wurde bereits Erfahrung gesammelt, welche Fortbildungen wurden besucht, welche Kenntnisse erworben. Wenn das nicht gut ersichtlich ist, aber aus anderen Gründen vermutet wird, dass die Person gut qualifiziert ist – sollte man sich nicht scheuen und trotz einmal mit dieser Person telefonieren, denn in einem Gespräch lässt sich das meist klären.

Die erste persönlichere Begegnung

Idealerweise ergibt sich aus dem Pool an interessanten Bewerbern eine kleine Gruppe von augenscheinlich qualifizierten Personen, die in die engere Wahl kommen. Mit diesen Kandidaten sollte zunächst ein telefonisches Interview geführt werden – das ist wenig aufwändig, bringt jedoch die Auswahl schon ein gutes Stück weiter. In diesen Telefonaten ist das Ziel, folgende zusätzliche Informationen zu erhalten und sich dabei auf Fakten, aber auch auf persönliche Emotionen zu konzentrieren:

  • Formale fachliche Qualifikationen
  • Familienstand und weitere Eckdaten
  • Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit
  • Initiales Gefühl zur persönlichen Passung (Lachen, Fragen, Motivation …)

Insbesondere Letzteres gelingt, wenn sich wirklich Zeit genommen wird und am Anfang mit höflichem Smalltalk eine gute und vor allem vertrauensvolle Atmosphäre geschaffen und dem Bewerber ehrliches Interesse signalisiert wird. Hierzu sollten Fragen gestellt, aktiv zugehört und das Gespräch in Gang gehalten werden.

Wichtige Punkte eines Interviews

  1. Persönliche Vorstellung des Arbeitgebenden
  2. Vorstellung der Praxis in 5 wesentlichen Aspekten
  3. Stellenbeschreibung inkl. Arbeitsumfang und Standort
  4. Besprechung der Kontaktdaten und offenen Punkte im Werdegang
  5. Erfragen von Motivation und persönlicher Situation des Bewerbenden
  6. Abklären der Vorstellungen von Gehalt, Arbeitszeit und Urlaub
  7. Eintrittsbeginn und die letzten offenen Fragen des Bewerbenden
  8. Gegenseitiges Feedback innerhalb der nächsten 2 Tage, der Bewerbende soll sich hierzu telefonisch melden

Nach den Telefoninterviews ist der Blick auf die Bewerbenden sicher schon deutlich klarer, aber natürlich fehlt noch der echte persönliche Eindruck. Daher sollten die besten 3 – 4 Kandidaten aus den Telefoninterviews zum persönlichen Gespräch eingeladen werden. Das ist zwar eine hohe zeitliche Investition, aber es lohnt sich!

Das erste Aufeinandertreffen

Unter Profis werden die unterschiedlichsten Interviewtypen klassifiziert und situationsgerecht angewendet. Im Fall von neuen Mitarbeitenden für eine Tierarztpraxis ist ein halbstrukturiertes Interview zu empfehlen. Hierzu wird vorher festgelegt, welche Informationen unbedingt enthalten sein sollten. Das Gespräch hat zwar einen idealen Aufbau, wird aber recht frei geführt! Ein gutes Gespräch startet mit einer kurzen, informellen Unterhaltung, um eine angenehme und offene Atmosphäre herzustellen. Dabei ist es gut, den Ablauf für den Bewerbenden kurz zu skizzieren, den Kandidaten sich selbst vorstellen zu lassen, ihn zu bitten, seinen persönlichen und beruflichen Hintergrund im freien Gespräch darzustellen, und als Interviewender offene Fragen zur Selbstvorstellung und zu den Bewerbungsunterlagen zu stellen. In diesem Gesprächsabschnitt geht es nicht darum, den Bewerbenden zu beurteilen, sondern darum, den Dialog zu fördern.

Fragetechnik für das Interview

  • Offene Fragen sind Fragen, die mit ganzen Sätzen beantwortet werden. Hilfreich ist der Begriff „W-Fragen“: Wer, wann, wie, wo, warum am Fragebeginn führt in der Regel zu Antworten mit hohem Informationsgehalt.
  • Geschlossene Fragen können nur mit ja oder nein beantwortet werden. Diese bringen Sie inhaltlich nicht gut weiter und halten natürlich auch ein Gespräch nicht gut im Fluss.
  • Suggestivfragen geben die Antwort weitestgehend vor. Damit hören Sie, was Sie hören wollen und vermuten – das entspricht nicht immer der Realität.
  • Situative Fragen beinhalten die Beschreibung einer Situation (aus der Vergangenheit oder fiktiv) und erfragen die Reaktion des Bewerbers darauf.

Als nächstes gilt es, die Berufsinteressen und Fachkompetenz des potenziellen Mitarbeitenden zu erforschen sowie dessen Motivation und Hintergründe zur Berufswahl, dessen Beweggründe zur Bewerbung und zum AG-Wechsel zu erfahren. Ebenso wichtig ist, das Selbstbild mit der Tätigkeitsanforderung zu vergleichen und praxisbezogene Kenntnisfragen zu stellen.

Um dem Bewerbenden zusätzlich „auf den Zahn“ zu fühlen und zu erkennen, ob er oder sie wirklich passt, sind situative Fragen (Methodenkompetenz, soziale Kompetenz) und konstruierte situative Fragen geeignet. Mit dieser Fragetechnik kann das Verhalten des Bewerbers in besonderen Situationen beurteilt werden. Natürlich soll der Arbeitgebende im Interview nicht nur Fragen stellen, sondern auch etwas geben, d. h. realistische Tätigkeitsinformation und Info über Arbeitsplatz und Organisation. Dabei ist es wichtig, dem Bewerbenden auch Raum für dessen Fragen zu geben! Als Gesprächsabschluss ist eine Zusammenfassung des Dialogs zusammen mit weiteren verbindlichen Vereinbarungen gut geeignet.

Für ein gutes Gespräch ist auch eine Vorbereitung des neuen potenziellen Arbeitgebenden erforderlich und sinnvoll. Es sollte vorher klar sein was noch in Erfahrung gebracht werden soll, was für Fragen von Interesse sind und wohin das Gespräch gehen soll. Zudem sollte eine möglichst entspannte Atmosphäre herrschen, damit ein realistischer Eindruck des Bewerbenden entstehen kann. Und am Ende gilt: Auf das Bauchgefühl hören, wenn eine abschließende Bewertung zu den Kandidierenden erstellt wird.

Idealerweise werden alle Kandidaten zeitnah empfangen, allerdings ohne, dass diese sich begegnen. Dadurch wird die beste Grundlage geschaffen, um vergleichen zu können. Schließlich ist das Ziel, die geeignetste Person zu identifizieren.

Mit allen Kandidaten sollte ein Termin für ein telefonisches Feedback und das Besprechen weiterer Schritte vereinbart werden. Es empfiehlt sich, Kandidaten vor einem Vertragsangebot jedenfalls ein zweites Mal gesehen zu haben. Hierdurch festigt sich idealerweise der erste Eindruck – oder er bestätigt sich eben leider nicht.

Ein gemeinsamer Tag

Ein gemeinsamer Tag in der Praxis hat sich sehr bewährt, um sicherzustellen, dass fachliche und persönliche Qualifikation zu Anforderungen und Team passen. Doch dieser Tag sollte gut geplant sein, sodass folgende Punkte für einen guten Eindruck wichtig sind:

  • Vorstellung der Praxis/Klinik inklusive Mitarbeitenden
  • Kennenlernen aller Funktionsbereiche
  • Gemeinsame Patientengespräche
  • Gemeinsam Fälle bearbeiten/operieren
  • Mittagessen mit zukünftigen Kollegen, um den persönlichen Austausch zu ermöglichen
  • Möglichkeit, die Umgebung kennenzulernen
  • Zum Abschluss ein Vier-Augen-Gespräch mit zukünftigem Vorgesetzten

Die Eindrücke sollten bei allen Beteiligten sacken können und erst am nächsten Tag in einem Telefonat ausgetauscht werden. Natürlich spricht trotzdem nichts gegen ein initiales Feedback bei der Verabschiedung, um die Spannung zu reduzieren. Zu- oder Absagen sollten jedoch nicht spontan übermittelt und entschieden werden. Insbesondere, wenn der Bewerbende auch das Team kennen gelernt hat, ist es wichtig, die unterschiedlichen Eindrücke und Meinungen zu sammeln und erst dann zu entscheiden.

Das Ende und der Beginn: Der Vertrag

Das Ende des Auswahl- und Bewerbungsprozesse ist gleichzeitigt auch der Beginn eines neuen Arbeitsverhältnisses und wird durch den Vertrag besiegelt. Im Telefonat am Folgetag kommt es dann hoffentlich zu einer Zusage und einer positiven Rückmeldung für den Bewerbenden und somit neuen Mitarbeitenden. Der Arbeitsvertrag kann dann per Mail oder persönlich unterzeichnet werden und der Vertrag somit bindet geschlossen werden. Bei dieser erstmal endgültigen Entscheidung sollten beide Parteien ein gutes Bauchgefühlt haben, damit eine langfristige Zusammenarbeit entstehen kann. Zudem sind im Bewerbungsverfahren alle Rahmenbedingungen besprochen worden, d. h. es gibt keine Überraschungen mehr und das Team steht hinter der Entscheidung des Chefs, sodass das neue Teammitglied ohne Probleme aufgenommen und schnellstmöglich integriert werden kann – besser geht es nicht!

Fazit

Das Thema „Personal“ mit allen seinen Facetten ist für den tiermedizinischen Praktiker oft genug ein Buch mit sieben Siegeln, und es werden leider oft gravierende Fehler gemacht, die im Nachgang z. B. durch starke Personalfluktuation viel Geld kosten können. Besser ist es, sich genügend Zeit zu nehmen für eine gute Vorbereitung, aussagekräftige Stellenanzeigen, ausführliche Interviews und Probetage in der Praxis. Immer daran denken: Die investierte Zeit und Mühe erhält man mehrfach zurück, wenn der Bewerbende wirklich passt und sorgfältig ausgesucht wurde.

Der Originalartikel zum Nachlesen:

Schlüssel-Schloss oder Topf und Deckel?veterinär spiegel 2019; 29(02): 72-76. DOI: 10.1055/a-0869-6744.

Mareike von Eichhain ist Tierärztin und arbeitet als M&A Manager bei IVC Evidensia DACH. 

Ihr Originalartikel "Schlüssel-Schloss oder Topf und Deckel?" erschien in dem Veterinärspiegel.